Vækst går hånd i hånd med klog anvendelse af digitale styringsredskaber

– Fortsat teknologisk udbygning med medarbejdere og firmaets overordnede strategier i fokus er krumtap i 18 års fortsat vækst, fastslår ejer og administrerende direktør Jesper Leen Jensen fra John Jensen VVS A/S, der gør klar til at styrke håndtering af digitale 3D-processer på større entrepriser

– For tyve år siden tog vi hul på anvendelse af de første stregkodesystemer. I dag udgør de digitale værktøjer krumtappen i hele vores administrative system og understøtter fastholdelse af vores overordnede målsætninger.

– De hjælper os til altid at overholde aftaler og deadlines, de sikrer, at vi får sat det rigtige hold til opgaverne og har styr på processerne, og de fastholder et skarpt fokus på mersalg i alle led af organisationen.

Det er Jesper Leen Jensen, ejer og administrerende direktør i John Jensen VVS, der sætter ord på firmaets udvikling gennem knap 20 år med fortsat vækst baseret på løbende teknologisk udbygning med effektiv projektstyring, øget mersalg og tilfredse medarbejdere i fokus.

– Netop nu arbejder vi på at styrke vores kompetencer indenfor digitale 3D-processer som et nyt redskab til at håndtere store komplekse entrepriser, og fakta er, at digitaliseringen i dag præger vores hverdag på alle niveauer. De digitale værktøjer udgør et helt afgørende element både i relation til medarbejdernes tilfredshed, den løbende kommunikation i forbindelse med udførelsen af vores opgaver og i effektiv drift af den daglige administration.

– Det gælder styring af løn, fakturering og projekter, det gælder registrering af mersalg, time- og materialeforbrug, det gælder beregning af tilbud og ekstraarbejder, det gælder kvalitetssikring, drift og vedligeholdelse, og det gælder styring og vedligehold af udstyr og værktøjer, konstaterer VVS-direktøren og tilføjer, at alle firmaets VVS-montører er udstyret med iPads.

– De er aldrig alene ude på opgaverne, men kan altid hente råd og dele viden med kolleger og deres ledere på hovedkontoret.

Mennesket først

– Men vi er ikke ’teknologi-freaks’, understreger Jesper Leen Jensen og fortsætter:

– Mennesket kommer først. Uden dygtige og engagerede medarbejdere, der kan lide deres job, kommer man ingen vegne, og sætter man medarbejderne til at anvende teknologi, de ikke ser som en gevinst i deres daglige arbejde, bliver den en modspiller og et frustrationselement, fastslår han og supplerer med et ordsprog:

– Man siger, at først former vi vores redskaber, så former de os. Sådan er det også med digitale værktøjer. Derfor skal de bruges med omtanke, og man skal i fællesskab ikke alene blive enige om, hvornår ny teknologi kan bruges klogt til at understøtte gældende strategier, værdier og visioner, hvordan man balancerer fordele og ulemper, og hvornår den slet ikke skal bruges.

– Derfor tager vi altid medarbejderne med på råd i udviklingen af vores digitale udbygning, og kun hvis nye digitale redskaber kan generere optimerede arbejdsgange, styrke arbejdsmiljøet eller styrke medarbejderne i deres begejstring over at levere et arbejde ordentligt og effektivt, siger vi ’ja-tak’.

Medarbejderne med på vognen

Som et eksempel på hvordan John Jensen VVS på tværs af hele organisationen i fællesskab beslutter sig for at implementere ny teknologi peger Jesper Leen Jensen på forløbet omkring installation af GPS-tracking i firmaets bilpark, der omfatter 80 fuldt udstyrede servicevogne – GPS-installationer, der blev mødt med skepsis fra medarbejderne, som frygtede overvågning og kontrol, mens målet var en bedre styring af bilparken.

– Derfor dannede vi samtidig et arbejdsudvalg, der med deltagelse fra alle niveauer i organisationen fik til opgave at udfærdige retningslinjer for, hvordan GPS-teknologien skulle bruges og ikke bruges.

– Som opstart på arbejdet i udvalget fik vi fra ledelsens side forklaret hensigterne med indførelsen af systemet og fordelene ved at have dette. Herunder bl.a. hurtig respons til akutte opgaver hos kunderne, hurtig hjælp til en kollega, der har behov for dette, dokumentation overfor kunder mht. tidsforbrug, samt at sikre en bedre styring med sparede kilometer og reduceret spildtid som resultat. Med det afsæt lyttede vi til hinanden og fik afdækket perspektiver og faldgruber.

– Resultatet blev blandt andet fælles regler om, at kun tre medarbejdere i firmaet har adgang til de samlede historiske data over, hvor en bil har befundet sig, at vi ikke bruger systemet til daglig overvågning, og at vi fik regelsat, hvordan medarbejderne skal orienteres omkring brug af disse data hver gang, fortæller VVS-direktøren og drager en parallel til firmaets værktøjshåndtering.

Styr på værktøj og udstyr

– På samme måde har vi lavet fælles retningslinjer for anvendelse af digitale redskaber, der sikrer, at vi har styr på et voksende arsenal af avanceret værktøj, som vejer ganske tungt på budgetterne.

– I dag har værkstedet takket være vores digitale styring altid helt styr på, at der på en given opgave befinder sig præcis den mængde værktøj, der er nødvendigt for at løse opgaven, ligesom vi gennem medarbejdernes indberetninger sikrer, at værktøjet altid er i topform.

– Derved sparer vi medarbejderne ude på opgaverne for spildtid og frustrationer over manglende værktøj eller værktøj, som ikke fungerer rigtigt, men vi sikrer samtidig, at brug af halvdårligt værktøj ikke bliver årsag til, at medarbejderne kommer til skade, pointerer Jesper Leen Jensen og slutter med en advarsel og et par ’guidelines’:

Glem ikke fællesskabet

– Med de nye teknologiske muligheder, skabes en hverdag, hvor montørerne ofte arbejder på egen hånd og sjældent møder kollegerne. Det er skidt for fællesskabet og de værdier, der udgør kernen i firmaets kulturgrundlag.

– Og kulturen udgør side om side med arbejdsglæde, faglighed og effektiv udnyttelse af nye teknologiske redskaber grundlaget for vores succes. Vi tror, at kreative gnister og et godt arbejdsmiljø, der skaber arbejdsglæde, gensidig respekt og tilfredse medarbejdere først og fremmest skabes i mødet mellem mennesker og personlig kontakt med kollegerne. Det kan teknologien aldrig erstatte.

– Derfor er vi meget opmærksomme på i takt med udvidelse af vores teknologiske felt at skabe nye faglige og sociale rum til fællesskab.

– For eksempel gør vi meget ud af via en lang række af bredt sammensatte udvalg at inddrage medarbejderne i fælles beslutninger, vi fastholder den lille virksomheds åbne organisation med tæt kommunikation, åbne døre og korte beslutningsveje, ligesom vi har skruet op for fælles idrætsaktiviteter, sociale sammenkomster og arrangementer, der også omfatter medarbejdernes familier.

– På den måde sikrer vi, at mennesket og medarbejderne står forrest i en velovervejet og gradvis integration af nye digitale værktøjer, der sætter strøm til vores strategi, arbejdsgange, visioner og fortsat vækst.